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Organizar tu ‘mail’, ¡es clave! Entérate de cómo lograrlo con estos ‘tips’.

Estrategias para mantener tu ‘mail’ al día

Estrategias para mantener tu ‘mail’ al día

Despejar y organizar tu ‘mail’, ¡es clave! Entérate de cómo lograrlo con estos ‘tips’.

Organizar tu ‘mail’, ¡es clave! Entérate de cómo lograrlo con estos ‘tip...
Organizar tu ‘mail’, ¡es clave! Entérate de cómo lograrlo con estos ‘tips’.

Texto: Bárbara Asnaghi

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¿Te sientes abrumada por la cantidad de ‘mails’ que ingresan en tu bandeja de entrada cada día? No sufras, y limpia tu ‘inbox’ y tu mente de todos esos problemas. Algunas claves para lograrlo.

Estrategias aliadas

1. Mantener una cantidad manejable de correos. Checar tu correo regularmente puede ser una forma efectiva de tener tu ‘inbox’ despejado. De todas formas, interrumpir tus actividades para revisar tu ‘mail’, puede bajar tu productividad. Una estrategia útil es fijar un momento o dos del día para revisar tu casilla. Si tus colegas y jefes no comprenden que no respondas enseguida, explícales que, de otro modo, tu rendimiento laboral se ve afectado.

2. Aprovechar las herramientas. Para no distraerte con las notificaciones de mensajes que ingresen, puedes configurar tu ‘software’ de correo para que sólo se actualice en determinados horarios. Si tu servidor no lo permite, al menos desactiva las alertas de sonido y luz.

3. La regla de los dos minutos. Hay una regla infalible para que la lectura de los ‘mails’ sea eficaz. Si un mensaje tarda más de dos minutos en leerse, déjalo en tu lista de pendientes. Si toma menos, encárgate de él enseguida.

4. Prioriza lo que ingresa. Si estás en copia (“CC”), probablemente el mensaje tenga la función de mantenerte al tanto de una situación. Déjalo también en una carpeta para leer después. Si estás en el campo “PARA”, es decir, eres un destinatario directo, el mensaje es para ti, y deberías leerlo y responderlo lo antes posible. 

5. Separa por categorías. Si sueñas con una casilla completamente vacía, puede que debas seguir soñando. Mejor, deja tu bandeja principal libre de mensajes y crea carpetas con nombres de referencia, por ejemplo: “Acción inmediata”; “Puede esperar”; “Referencia” y “Archivos”. Esto no solamente te ayudará a saber qué es lo importante (claramente, son las dos primeras carpetas), sino que también te facilitará la búsqueda de correos en un ‘folder’ específico. Sistemas como Outlook o Gmail te permiten crear reglas, para que ciertos correos vayan directamente a una carpeta en particular, según el asunto (podrías destinar una para las ‘newsletters’ que recibes regularmente, o para los mensajes que pertenecen a un departamento particular de tu empresa, por ejemplo). 

6. Recurre a las ‘apps’. Para organizar aún mejor tu bandeja de entrada, y poder revisarla desde tu ’smartphone’, puedes usar la ‘app’ ‘Inbox’ de Google, que te permite echarle un vistazo rápido a tu correo, ya que deja ver fotos sin abrir el mensaje que las contiene, agrupar automáticamente todos los ‘mails’ similares, y crear recordatorios para que no quede ninguno sin responder. La aplicación está disponible para Android e iOS, gratis. 

Cloud Magic es otra opción para ambos sistemas operativos, que puedes utilizar con cualquier servidor de correo. También es gratuita, y tiene la ventaja de que extrae los ‘mails’ directamente desde la nube, en vez de archivarlos en tu teléfono (lo cual ocuparía espacio y consumiría más la batería). 

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