Cómo aprovechar Google Docs al máximo

En la lucha por dominar los servicios para computadoras personales, hay muchas alternativas diferentes en lo que respecta a suites de productividad.

La que más historia tiene, por supuesto, es Microsoft Office, con casi dos décadas de antiguedad.

Pero en los últimos años, han surgido varias alternativas muy buenas (incluso, en algunos casos, al nivel de MS Office).

Con el auge de la computación en la nube, Google Docs es la alternativa de cabecer para muchos usuarios (incluyendo quien escribe este artículo). En este post veremos algunas maneras para sacar lo máximo de Google Docs.

Backup y descargas

Google Docs comenzó como una alternativa basada en la computación en la nube, pero eso no significa que no podamos hacer backup de nuestros archivos y descargarlos a nuestros discos físicos.

Es muy fácil descargar todos los documentos que tengamos en nuestra cuenta de Docs, simplemente debemos seleccionar los documentos que deseemos descargar desde la home de Google Docs, luego vamos a la tab de “Acciones” y seleccionamos “Descargar”.

Ahí tendremos un nuevo cuadro de diálogo, el cual nos preguntará en qué extensiones queremos descargar nuestros archivos.

Drag and Drop

En los navegadores Chrome y Firefox podemos realizar una acción muy útil: drag and drop de nuestros documentos que tengamos alojados en medios físicos hacia nuestra cuenta de Google Docs.

Lo único que debes hacer es arrastrar tus archivos hacia la página principal de Docs y listo, tendrás tus documentos cargados en la suite de Google.

Otro modo de realizar esta acción es presionar el botón de “Upload” en la página principal de Docs, lo que te permitirá subir a tu cuenta carpetas completas.

Insertar imágenes

También puedes arrastrar imágenes desde tus discos físicos hacia un documento específico de Google Docs, lo que te puede ayudar a ganar mucho tiempo a la hora de escribir y mejorar un documento en el que te encuentres trabajando.

También puedes insertar imágenes desde Google Imágenes o Picasa.

Historial

Una de las características más importantes de Google Docs es la capacidad de trabajar con colaboradores en todos los documentos, compartiendo así diferentes tareas.

Hay veces que necesitamos ver qué cambios hizo cada persona, y aquí es donde entra el Historial de Cambios.

Simplemente ve, teniendo abierto un documento, a “Archivo” y luego “Ver historial de revisión”, lo que te permitirá ver todas las versiones del documento a medida que ha sido cambiado.

Puedes ver dos versiones simultáneamente, lo que te permitirá realizar comparaciones de manera rápida y eficaz.

Sin duda Google Docs es una gran herramienta en la web, ya que nos permite tanto crear, modificar y compartir nuestros documentos de una manera ágil y rápida. Y además de todo esto, es gratuita.