Un viaje de negocios no suele ser la actividad turística más disfrutable, de hecho es la antítesis de los viajes de vacaciones. Sin embargo, debemos tener en cuenta dos conceptos: organización y funcionalidad. Con estos términos podremos hacer de nuestro viaje de negocios una experiencia enriquecedora en un destino que puede ofrecer muchas posibilidades. En ese sentido, hoy hablaremos de cómo organizar un viaje de negocios.
Cuestión de vuelos
Primero hay que consultar nuestra agenda, ordenar fechas y centrarnos en el viaje más cercano y prioritario. El tren y avión tienen Business Class y si reservamos con antelación por Internet podremos obtener numerosos descuentos y sentaremos la base para organizar el resto del viaje con tranquilidad.
Respecto a la maleta, ante todo debemos no llevar un equipaje excesivo. Si nuestro viaje es de dos o tres días, dos juegos de traje, artículos de higiene y el equipo de trabajo serán elementos suficientes que llevar en la maleta.
La documentación también es otro aspecto primordial y muy ligado a los viajes de negocios. Tener los correspondientes billetes nos deja un margen para adquirir las visas, imprimir la tarjeta de embarque y organizar todos nuestros documentos laborales con tal de seguir trabajando durante el vuelo.
Una vez organizados estos tres aspectos debemos centrarnos en el elemento principal de nuestro viaje: el alojamiento.
La estancia ideal
El hotel es el elemento primordial de un viaje de negocios y debemos tener en cuenta dos características: proximidad y funcionalidad. Será conveniente analizar la situación del centro de congresos o reuniones donde nos moveremos y localizar el hotel más cercano para ahorrar tiempo en una ciudad posiblemente desconocida.
Hay numerosas webs de hoteles de negocios, lujosos o más económicos, que suelen incluir descuentos y ante todo un equipo de trabajo, es decir, sala multiconferencias, conexión a Internet de alta velocidad y material de trabajo. De esta manera podremos seguir desempeñando nuestro trabajo desde el hotel tras las gestiones y actividades del día. Cuestión de funcionalidad y eficacia.
Otro elemento importante es el desplazamiento entre hotel y aeropuerto. El transfer nos ahorrará tener que enfrentarnos a una ciudad desconocida, además de ser eficaz y rápido, algo imprescindible en un viaje de negocios. Los hoteles de este tipo suele ofrcer un transfer que parte puntual a la hora de llegada del turista de negocios, estableciendo un desplazamiento primordial.
Si nuestro vuelo tuvo escalas donde pernoctar (mejor elegir vuelos directos) hay numerosos hoteles cercanos al aeropuerto y muchas veces también enfocados al turismo de negocios.
La guinda del viaje
Una vez que tenemos resueltos los dos puntos anteriores con antelación, nos puede quedar tiempo para investigar acerca del destino que vamos visitar, posición de la feria de congresos o mapas callejeros para movernos con más faciliadad.
Este estudio del lugar facilitará una estancia que en otra situación resultaría algo estresante ya que deberíamos conocer medianamente una ciudad en la que estaremos unos tres días y además con la rigidez de horarios que suponen los viajes de negocios.
Aprender unas palabras del idioma, costumbres o gastronomía, son aspectos básicos en los que debemos desenvolvernos con eficacia y nos permitirá adaptarnos mejor a las personas y situaciones que se nos irán planteando en el destino, ganando seguridad y confianza en nosotros mismos.
La organización y la funcionalidad son los dos elementos clave para que nuestro viaje de negocios sea perfecto. Este tipo de turismo, cada vez más abundante y expandido, puede ofrecer numerosas posibilidades, incluso puede darnos ideas para planificar nuestras próximas vacaciones.
¿Te consideras organizado en tus viajes de negocios? ¿Añadirías algún consejo?