En este mundo tan acelerado puede ser fácil perderse entre las distintas reuniones o tareas que tenemos que superar cada día, por lo que no es una sorpresa que los calendarios como Google Calendar tengan tanto éxito en todo el mundo.
El problema de estos calendarios es que mantenerlos al día puede convertirse en una tarea extra, especialmente cuando tenemos a nuestra disposición un programa tan completo como Google Calendar, que nos permite básicamente llevar registro de cada cosa que hacemos.
Para evitar esta situación, Google ha desarrollado distintas herramientas que nos permiten utilizar completamente este calendario sin muchos dolores de cabeza, destacando principalmente la integración con otros calendarios o la accesibilidad móvil.
Si quieres comenzar a utilizar este calendario o aprovechar todas sus funcionalidades, aquí dejamos cinco trucos para Google Calendar.
1. Atajos de teclado
Como sucede en Windows o Firefox, los atajos de teclado son una gran herramienta para ahorrar tiempo mientras trabajos frente al ordenador. Aunque muchos no los conocen, Google Calendar tiene su propio juego de atajos diseñados para ayudar al usuario.
Para conocer toda la lista de atajos, lo único que hay que hacer es abrir el calendario y presionar Command-/, o directamente visitar el sitio de Google.
2. Rechazar reuniones automáticamente
Si sabes que estarás de vacaciones o tienes otro compromiso, la herramienta para rechazar reuniones es perfecta. Para activar esta función solo hay que entrar en Google Calendar Labs y seleccionar esta opción en la lista.
Esta herramienta permite bloquear espacios en el calendario en los que sabes que no estarás disponible. Cuando alguien envía una invitación para un evento en ese momento, Google automáticamente lo rechaza.
3. Modificar fechas
Organizar una reunión o evento en un horario que le sirva a todos los invitados puede ser un problema, por lo que Google ha presentado una herramienta que permite cambiar la hora o fecha de un evento al analizar los calendarios de todos los invitados.
Para utilizar esta función solo hay que entrar en Google Calendar Labs y seleccionar esta opción (Smart Rescheduler).
4. Agregar adjuntos a los eventos
Si necesitas compartir un documento con todos los participantes de una reunión, lo único que tienes que hacer es entrar en Google Calendar Labs y seleccionar la opción Event Attachments para que todos tengan lo necesario para no perder tiempo en la reunión.
Vale recordar que esta herramienta todavía se encuentra en fase experimental y permite adjuntar distintos documentos de Google, como planillas de trabajo o presentaciones.
5. Agregar eventos vía SMS
Muchas veces aceptamos participar en distintas reuniones o eventos y luego nos olvidamos de ingresarlo en el calendario. Para que esto no suceda más podemos agregar eventos a Google Calendar a través de nuestro teléfono móvil.
Aunque esta función todavía no esta disponible en todos los mercados, en el momento que sea posible solo hay que verificar nuestra cuenta con Google y luego estamos prontos para actualizar nuestro calendario con mensajes SMS.