Un documento XPS es cualquier archivo que se guarda en el formato XML Paper Specification desarrollado por Microsoft, reconocido por la extensión .xps, y principalmente se utiliza este formato de modo que el documento resulte fácil de compartir, leer e imprimir desde la web, pudiendo ser comprimido en un zip, por ejemplo.
Guarda muchas similitudes con el formato PDF. Si bien se pueden crear archivos xps a través de cualquier programa (siempre y cuando sea uno desde el cual Windows permita imprimir), por ejemplo de cualquiera incluido en el paquete de Microsoft Office o desde el bloc de notas, para abrir los archivos xps únicamente se puede utilizar el programa llamado XPS Viewer.
XPS Viewer
Este programa de Microsoft permite abrir los documentos XPS muy fácilmente, pero para ello se debe tener instalado Internet Explorer, ya que el visor de XPS abre el documento precisamente en una ventana del mencionado navegador. Quizás esto sea la principal desventaja del formato XPS respecto a sus principales competidores, pero quizás ahora con Internet Explorer 10 eso cambie.
Cuando se abre un documento XPS el archivo abre automáticamente una ventana de Internet Explorer. Dos barras de herramientas adicionales también aparecen, una arriba y otra abajo, las cuales brindarán diferentes opciones para ver y gestionar el documento XPS. Las opciones que el XPS Viewer brinda son:
- Guardar una copia del documento en tu ordenador.
- Encontrar una palabra o una frase clave en el documento XPS sólo para lectura.
- Acceder a una página específica tipeando el número de página o navegando a través de las páginas del documento.
- Aumentar o disminuir el tamaño mediante zoom para facilitar la lectura del documento.
- Ver más de una página al mismo tiempo en la pantalla.
- Incluir una firma digital en el documento.
- Aplicar permisos al documento que estipulen quién puede acceder o por cuánto tiempo.
Tener instalado el Microsoft .NET Framework 3.0 es fundamental para poder utilizar el XPS Viewer, que además ya viene instalado automáticamente cuando se descarga el framework y es el programa por defecto para abrir todos los documentos XPS, pero si no se tiene instalado este framework, o si se utiliza Windows XP, Windows Server 2003 o Windows Server 2008, se puede descargar el XPS Viewer fácilmente desde la web.
Administrar documentos XPS
Algunas consideraciones adicionales: si no se está seguro de tener instalado el Microsoft. NET Framework 3.0 en el ordenador, esto se puede verificar yendo al menú de inicio, luego al Panel de Control y a Programas y Características. Viendo la lista de características de Windows se puede buscar el Framework y, a su vez, si se encuentra la carpeta, al hacer doble click se puede verificar que tenga activado el XPS Viewer.
Otra posibilidad que brinda el XPS Viewer es que se puede verificar la autenticidad de un documento con una firma digital y protegerlo con permisos. La firma permite que un documento propio no se modifique sin una autorización o que un documento ajeno proviene de una fuente confiable, mientras que los permisos pueden restringir el acceso o restringir el tiempo en que el documento estará disponible para ver, copiar, editar o imprimir.