Gmail: 4 trucos para aumentar tu productividad en el trabajo y aprovechar tu tiempo
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Google, además de registrar todos los lugares a donde vas, también cuenta con una de las aplicaciones de correo electrónico más populares en la actualidad: Gmail.
A pesar de que una buena parte de los usuarios de Internet tiene una cuenta de este servicio, son muy pocos los que realmente logran explotar todo su potencial, sobre todo en el ámbito laboral. A continuación te damos 4 trucos de Gmail que te ayudarán a mejorar tu productividad y que harán tu vida de oficina más sencilla.
Las estrellas de Gmail
En ocasiones recibes correos electrónicos que son más importantes que otros, pero no sabes la forma de destacarlos para encontrarlos más rápido.
La solución es simple, en cada uno de los correos que recibas, encontrarás del lado izquierdo un icono con el contorno de una estrella. Al darle clic se convertirá en una estrella dorada y ese mensaje pasará a ser parte de tu lista de “Destacados”.
Del lado izquierdo de la pantalla, justo debajo de la sección de “Recibidos”, encontrarás la parte de “Destacados”. Si das clic ahí podrás ver todos los correos electrónicos a los cuales les pusiste la estrella dorada.
Si deseas tener un orden más preciso, puedes ir a “Configuración”, después a “General” y a la sección de “Estrellas”. Ahí el sistema te dará la opción de quedarte con una sola estrella o usar otras de distintos colores, para que separes tus correos importantes en las categorías que desees. Para usar los nuevos colores, solo tienes que dar clic en el icono del contorno de estrella las veces que sean necesarias.
Programar correos de Gmail para enviarlos después
Es común que en ocasiones logres terminar los proyectos importantes antes de tiempo o que desees enviar un comunicado a primera hora de la mañana el día siguiente.
Para esos casos, no es necesario que esperes unos días o te levantes más temprano, simplemente puedes programar el envío de tu correo electrónico.
Lo único que debes hacer es dar click en la flecha hacía abajo que se encuentra a un costado del ícono de enviar, ubicado en la parte inferior del cuerpo del correo.
Una vez que selecciones ese botón, te aparecerá un menú con varias opciones: enviar al otro día por la mañana, por la tarde, el lunes o te mostrará otro botón con un calendario, para que escojas la fecha exacta en la que quieres que tu correo salga de tu cuenta.
Correos confidenciales y “autodestructivos” en Gmail
Proteger la información es muy importante para las empresas, es por eso que Gmail tiene una herramienta que te permite ponerle una “fecha de caducidad” a un correo electrónico, además de que le impide al destinatario reenviar, copiar, imprimir o descargar el mensaje.
En la parte inferior del cuerpo del correo, encontrarás un icono con un candado y un reloj. Si das clic ahí te saldrá un menú con distintas opciones, como la fecha de vencimiento (en el día que selecciones el correo se eliminará) o si deseas poner una contraseña vía SMS para que no cualquier persona con acceso a la cuenta destino pueda leer la información que enviaste.
Plantillas para tus respuestas en Gmail
Para ahorrar tiempo al responder con mensajes similares a los correos electrónicos, lo que puedes hacer es crear una plantilla con una respuesta predeterminada.
Para activar esta función, debes ir a “Configuración” (icono de engrane) y luego dar clic en “Ver toda la configuración”. Una vez ahí verás un menú muy grande, en donde debes seleccionar la pestaña llamada “Avanzadas”. En ese nuevo apartado, tienes que dar clic en “Habilitar” y al final guarda los cambios.
En automático Gmail se reiniciará y después de eso redacta el correo que quieras definir como predeterminado. Al terminar ve al ícono de los tres puntos verticales en la parte inferior derecha y da clic en Plantillas. Esto abrirá un menú con la opción “Guardar borrador como plantilla” y después selecciona “Guardar como plantilla nueva”.
Para responder los correos con ese mensaje, solo debes entrar al correo que recibiste, ir a los tres puntos verticales, luego a “Plantillas” y selecciona la que quieras usar.