publicidad

Protege tus documentos más preciados

Protege tus documentos más preciados

Tienes varias opciones para proteger tu documentación más valiosa del agua y las pérdidas. No postergues esta tarea.

El consejo básico de la Cruz Roja y otros organismos oficiales es conseguir una "caja de evacuación" para utilizar en casos de emergencia y guardar allí papeles, documentos y fotos, todos envueltos en bolsas plásticas impermeables. La caja debe estar ubicada en un lugar de fácil acceso (que conozcan todos los miembros de la familia), cuidando de no dejarla jamás fuera de control.

Esta caja debe ser lo suficientemente grande como para contener:

La cantidad necesaria de dinero en efectivo o cheques de viajero.

Negativos de las fotos irreemplazables, protegidos en folios de plástico.

Una lista con contactos de emergencia (familiares, doctores, contratistas para reparaciones, consejeros financieros, etc.)

Copias de prescripciones de medicinas habituales, gafas y vacunación de los niños.

Información y carnet del seguro médico.

Copias de las pólizas del seguro del auto y la casa y los números telefónicos de la compañía aseguradora.

Copias de toda la documentación vital, tanto familiar como financiera: certificados de nacimiento y casamiento, títulos, pasaportes, documentos de trabajo, etc (los originales deben guardarse en una caja de seguridad en otra locación).

Copias de respaldo (backups) de los movimientos financieros computarizados.

Una lista con los números de las cuentas del Banco, tarjetas de crédito, licencia de conducir, seguro social, etc.

publicidad

La llave de la caja de seguridad.

Organización y distribución

"Cuando la Naturaleza decide actuar raramente te avisa. Hoy las personas deben estar preparadas para proteger sus pertenencias, documentos y fotos más queridas", dice Dana Korey, socia de Away With Clutter, que acaba de lanzar la guía "Just in Case" (Por si acaso) para ayudar a organizar los papeles importantes ante una catástrofe.

Korey menciona tres tips básicos de organización:

Distribución rápida

Documentos codificados

Sistemas que te ayuden a encontrar inmediatamente lo que necesitas

¿Cómo se logra esto? La experta recomienda las siguientes estrategias:

Para una distribución rápida, organiza primero las categorías macro y luego las micro (por ejemplo, en la macro "Finanzas" se incluirá la micro "Cheques"). Las macro básicas son Medicina, Finanzas, Seguros, Casa, Posesiones, Mascotas y Contactos.

Codifica los documentos en diferentes archivos (por ejemplo, por color).

Protege tus contraseñas. Guarda una copia de todas las contraseñas (Banco, computadora, etc.) en la caja de seguridad o con un familiar o abogado. También puedes escanear esa información en un disco que lleves contigo a todas partes.

Haz copias de todos los documentos importantes y guárdalas en la caja de seguridad o con alguien de tu confianza, o escanéalos. Mejor aún, haz ambas cosas.

publicidad

¿Dónde guardar los originales? Se venden contenedores impermeables (por ejemplo, los de Pelican o los que ofrecen las tiendas para camping), algunos con ruedas y muy fáciles de transportar.

Todos los pronósticos coinciden en que la actividad de los huracanes será severa en los próximos tiempos. De ahí que hayan surgido distintas alternativas y propuestas para que nadie vuelva a encontrarse en la tremenda situación de perder –además de su propiedad- sus fotos, documentos o informaciones importantes.

La guía "Just In Case", de Away With Clutter (Fuera el desorden), es, según su creadora "un organizador de documentos que simplifica el agónico proceso de recuperar tu vida con cierto orden tras una catástrofe". Es una carpeta archivadora dividida por secciones para organizar fácilmente la información financiera, médica, comercial, personal y del hogar. Incluye también un CD ROM, credenciales médicas, listas de emergencia, consejos de preparación para desastres e información de contacto para agencias nacionales y federales.

Otra guía, "The Ultimate Home Inventory Guide", es una repuesta para todo aquél que necesita organizar toda su información en un solo envase. Está dividida en seis secciones (una para cada área de la casa), que incluyen un bolsillo plástico para guardar fotos, garantías, recibos, información sobre seguros, además de páginas para descripciones, planos e inventario de los distintos ítems de la propiedad. Su creador, Gail Barrick, sugiere recorrer cuarto por cuarto, no sólo anotando todo y guardando la documentación sino también tomando fotografías para guardar en el libro. Luego, llevarlo a un lugar seguro, en lo posible alejado de la casa.

publicidad

Para proteger las posesiones más valiosas, la compañía Arkiva de Florida ofrece una solución digital: se fotografían y escanean los documentos irreemplazables, fotos, pólizas y otros ítems especiales y luego se suben a la cuenta online de la empresa. Todos los documentos son certificados y, una vez que entran al sistema, sólo pueden ser vistos y editados por el cliente.

Otras compañías proponen una copia de respaldo en internet para la información de la computadora. Carbonite, por ejemplo, ofrece un servicio de back up que incluye todos los documentos y fotos, de fácil manejo y con un grado de seguridad muy alto (tienen algunas promociones con varios meses gratis).

publicidad
Contenido Patrocinado
En alianza con:
publicidad
publicidad