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Pon tus finanzas en orden...

Pon tus finanzas en orden...

Cuando se trata de documentos, lo más importante es tener un archivo organizado. ¿Sabes cuándo puedes deshacerte de los papeles viejos?

Evita problemas con el Tío Sam

Nunca falta a nuestro alrededor la persona que todo lo guarda, por si las dudas. Ahora bien, cuando se trata de papeles relacionados con los impuestos y las cuentas personales, no se trata de tener todo a mano y archivado, si no más bien de saber qué papeles debes guardar.

Lo importante es saber cómo organizarlos y cuánto tiempo debes mantenerlos bajo tu tutela hasta que finalmente llegue el ansiado día de arrojarlos a la basura y olvidarte de ellos para siempre.

Por ejemplo, el Servicio de Rentas Internas (IRS) puede llamar a tu puerta y hacerte una auditoria hasta tres años después de haber recibido el pago de tus impuestos.

Lo más seguro es que no querrás pagar multas y recargos, simplemente por haberte deshecho de un puñado de papeles.

"Documentos como recibos, cheques cancelados y cualquier otro papel que compruebe una deducción que aparece en tu declaración fiscal debe permanecer guardada usualmente hasta tres años después de haber sido llenada la declaración de impuestos", explicó Richard Hass, un abogado que trabaja en Boston, Massachusetts.

"Otros documentos, como los de propiedad, deben guardarse de por vida, dado que los podrías necesitar, en este ejemplo para comprobar las ganancias o pérdidas en caso de venta de la propiedad", agregó el letrado.

Si tienes un negocio propio, entonces el tiempo es más largo: Debes guardar los documentos de impuestos al menos cuatro años desde el momento en que fueron presentados ante el IRS.

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"Muchas personas de negocios gastan dinero en viajes, entretenimiento y regalos, y cometen el error de tirar las facturas una vez efectuada la declaración, cuando deben guardarlas por lo menos dos años más", advirtió Hass.

El IRS recomienda

Con respecto a cuánto tiempo guardar las declaraciones de impuestos y recibos, el IRS recomienda que:

  • Si aún debes impuestos adicionales y no has cometido fraude, guarda la documentación unos tres años.


  • Si no has reportado el ingreso que deberías reportar y esa diferencia es de más de un 25 por ciento del ingreso bruto, deberás guardar los papeles durante unos seis años.
  • Si has presentado una declaración fraudulenta o no has hecho tu declaración de impuestos, no hay límite, siempre debes tener tus papeles contigo.
  • Si has presentado un pedido de devolución de impuestos después de haber presentado tu declaración, como una corrección, (Formulario 1040x), debes esperar tres años para deshacerte de tus papeles.
  • "El tiempo en que deberías guardar tus papeles de los impuestos depende más que nada de la combinación entre los estatutos federales, estatales y limitaciones", dijo el experto en planificación de impuestos y miembro de Fiducial, Rick Florez, quien trabaja en el area de Salt Lake City, Utah.

    Documentos para tener en cuenta

    Florez recomienda guardar los siguientes documentos por una determinada cantidad de años, a saber:

    • Planillas de uso del automóvil: 7 años
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  • Talones de depósito del banco: 7 años
  • Resúmenes de banco: 7 años
  • Cheques cobrados: 7 años
  • Contratos: permanente
  • Reporte de inversiones en acciones: permanente
  • Planilla de depreciaciones: mientras viva el negocio más 7 años
  • Comprobantes de empleo: mientras dure el empleo más 7 años
  • Declaraciones de impuestos del empleo: 7 años
  • Comprobantes de salidas por entretenimiento: 7 años
  • Reportes de gastos: 7 años
  • Resúmenes financieros: permanente
  • Mejoras a tu hogar: mientras seas el dueño más 7 años
  • Cuentas pagas y facturas: 7 años
  • Reportes de bienes raíces: permanente
  • ¿Por qué guardar algunos papeles?

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    Existen muchas razones por las cuales deberías mantener archivadas las declaraciones de impuestos:

    • Mantener en orden y por cierto tiempo los documentos de los impuestos puede ayudarte a preparar tus impuestos cada nuevo año con mayor facilidad y serán muy útiles en caso de ser seleccionado para una auditoria.


    Un buen archivo te permitirá explicar cada una de las deducciones sin necesidad de largas búsquedas que podrían resultar infructuosas (en todas las casas se pierden papeles).

  • Apelar una notificación de ajuste en tus impuestos siempre es posible. Eso sí, tienes que estar preparado para justificar todas tus deducciones y demostrarle al IRS que no pretendes evadir tus obligaciones.
  • Eso sólo se logra con la documentación apropiada. De otra forma, deberías pagar una multa que puede alcanzar hasta el 75 por ciento de la cifra adeudada. Guardar todas las facturas sería una gran ayuda en este caso.

  • Te ayudará a identificar las fuentes de tus ingresos. De esta forma, tendrás una idea de lo que ganas en el año (y en años pasados) y lo que gastas.
  • Un archivo de los gastos te permitirá reclamar con toda propiedad deducciones por rubro.
  • Guardar los títulos de propiedad de tu casa y todo aquello que tenga que ver con tu propiedad, te permitirá mostrar el costo original y las mejoras que le hagas con el correr de los años.
  • Si eres trabajador independiente, mantener los documentos te permitirá monitorear el progreso de tu negocio.

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  • A la hora de pedir un préstamo, estos documentos te serán muy útiles para llegar a un acuerdo con los acreedores.

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