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Organiza tu oficina y ahorra

Organiza tu oficina y ahorra

La falta de organización en la oficina puede costarle mucho a tu negocio, porque genera pérdida de tiempo en cosas no vitales para la empresa.

Organiza tu oficina y ahorra

HOUSTON, Texas - Un trabajador promedio gasta alrededor de una hora al día -equivalentes a seis semanas al año- buscando documentos mal archivados, no guardados, o rehaciendo tareas debido a una mala organización en el trabajo, de acuerdo con estudios recientes.

Haciendo las matemáticas, si tomamos como ejemplo un trabajador que gana $20 dólares la hora, al multiplicar este número por 240 horas al año (seis semanas) gastadas en actividades relacionadas con la desorganización, el monto de pérdidas por falta de productividad asciende a $4,800 dólares.

Si llevamos este cálculo al total de trabajadores de una empresa, las pérdidas pueden ascender a cientos de miles de dólares anuales.

Además del costo del trabajo por horas, que es desperdiciado de esta manera, la desorganización genera otros gastos como envíos de correo más caros de último minuto por no haber sido correctamente planificados.

Se producen, igualmente, pagos de intereses o multas por retrasos, pagos de horas extras de trabajo por tareas no realizadas en tiempo regular, gastos por reproducir o volver a comprar productos o proyectos perdidos, entre otros.

Todo esto sin contar las oportunidades que se pierden para expandir el negocio o ganar nuevos clientes por no dar respuesta a tiempo a demandas.

Uno de los aspectos de fondo tras la desorganización es que "nosotros hemos sido entrenados para enfocarnos en la pulcritud y presencia a expensas de la accesibilidad", señala Liz Franklin, autora del libro " How to Get Organized Without Resorting to Arson. A Step-by-Sep Guide to Clearing your Desk without Panic or the Use of Open Flame".

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De acuerdo con Franklin, un espacio de trabajo puede tener una apariencia limpia y ordenada, y no necesariamente ser organizado eficazmente, o accesible para los propósitos de las tareas que allí se realizan.

Accesibilidad en este sentido significa "arreglar las cosas de manera que puedan ser encontradas fácilmente; significa el establecimiento de un sistema organizativo que se acomoda a ti, y no al contrario", no para complacer una idea del espacio, dijo la autora.

Es una cuestion de acceso

Síntomas de desorganización son, por ejemplo, incapacidad para distinguir claramente en el espacio entre lo que es urgente, lo innecesario, lo que está en proceso o lo que es importante.

También la inexistencia de adecuados sistemas de archivos y de seguimiento de tareas, y actitudes reactivas en lugar de pro-activas respecto al trabajo.

En este caso, el trabajador se ve atrapado en una maraña estresante de papeles y documentos que no le permiten ver de manera clara los proyectos en proceso y sus posibles movimientos.

Franklin considera que no existe una única manera para organizar el espacio laboral. "Todo el mundo tiene un 'modo de acceso' a las cosas, es decir, una manera particular de encontrarlas rápidamente".

Algunas personas son "visuales", señaló, y encuentran las cosas mirándolas, por lo que pueden beneficiarse de técnicas visuales de organización como el uso de carpetas de colores, grandes etiquetas y signos brillantes.

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Por otro lado están quienes prefieren un acceso "espacial" a las cosas, muchas veces sin necesidad de mirarlas", y cuando son desorganizados típicamente tienen cajas sobre el escritorio y reguero sobre las superficies, porque necesitan tocar las cosas para sentir que están allí.

La organización en este caso debe considerar la colocación ordenada de las cosas en ángulo con los brazos para su accesibilidad, y tener despejado el escritorio de espacio circundante dejando sólo lo emplazado ordenadamente.

Por último están los que tienen una orientación cronológica para acceder a las cosas. Estos "ordenan las cosas de acuerdo a cuando sucedieron" y son los que "trabajan más efectivamente con los sistemas de pendientes y de numeración por su orientación temporal".

No sólo las compañías pierden con un ambiente laboral desorganizado, sino que los trabajadores también se perjudican al agregar estrés a las tareas rutinarias y disminuir sus posibilidades de brillar por incapacidad de visualizar oportunidades ventajosas para su carrera.

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